¿Cómo hacemos una reunión retrospectiva?

Incluso en un emprendimiento unipersonal, resulta fundamental tener tiempo para la reflexión. Una de las herramientas más útiles para el pensamiento de producto es la reunión retrospectiva, mejor conocida como “la retro”. La retro proporciona espacio para que los integrantes del equipo reflexionen sobre su flujo de trabajo y los resultados, a fin de mejorar las prácticas para los futuros proyectos. Se trata de una herramienta sorprendentemente poderosa, en especial si la usas con regularidad.

Una retrospectiva puede hacerse en cualquier momento, siempre y cuando sea al final de un pedazo significativo de trabajo. Puede ser al final de un MVP, de un sprint o de un proyecto a largo plazo. Siendo un medio impulsado por miembros, puedes hacer una retrospectiva luego de lanzar tu membresía, luego de un gran proyecto de engagement o luego de testear cambios en tu boletín para miembros, por ejemplo.

Los requerimientos clave para una retrospectiva exitosa son la honestidad y la sensación de seguridad. Si alguien neutral actúa de moderador puede ser más sencillo y mejor que si lo hace alguien de tu equipo. Algunos hacen retrospectivas sin la presencia de los jefes, de modo que la gente se exprese libremente. Es importante recordar a los integrantes del equipo que el objetivo es mejorar los procesos, no atacarse unos a otros, incluso si el trabajo bajo análisis no ha salido bien.

Deben sumarse a la reunión todos los que trabajaron directamente en el proyecto. En medios más pequeños puedes invitar a toda la redacción.

Una vez invitada la gente, elegido un moderador y establecidas las pautas, debes decidir qué hacer en la retro.

Un método común es un tablero digital (análogo a las notas pegadas en una pared) y crear tres columnas etiquetadas como “Continuar”, “Comenzar” y “Parar”. (Quizá has visto que algunos equipos usan “Mantener”, “Parar” y “Agregar”). Inicias la retro con los presentes añadiendo anónimamente sus notas en cada columna. Para esto, son buenas opciones programas como Whimsical, Miro o Trello.

La columna “Continuar” es para las cosas que el equipo viene haciendo y crees que deben mantenerse porque funcionan. Pueden ser internas (como seguir organizando un encuentro semanal sobre la membresía) o pueden ser un producto o una función (como mantener recientes cambios en el boletín exclusivo para miembros, que ha mejorado la tasa de apertura). La columna “Comenzar” es para las cosas que quieren empezar a hacer. Y en la columna “Parar” se colocan las cosas que quieren dejar de hacer.

Luego, todos votan las notas con las que más se identifican. La persona que modera puede someter a debate las más votadas. El equipo puede estar en desacuerdo con ciertos ítems y a otros se les puede dar seguimiento.

Herramientas como Trello y Retrium te permiten crear esta clase de tableros; en un equipo pequeño, basta con un simple Google Doc. En este enlace tienes una plantilla de Trello para una retrospectiva y aquí hay más sugerencias para pedir feedback.

Después de la retro, el moderador debe apuntar lo que el equipo comenzará, parará y continuará, incluyendo una lista de las tareas por hacer. Los procesos de aprendizaje, en particular, deben hacerse por escrito y en lo posible en un mismo archivo. Las retro solamente son útiles si empiezas recordando dónde estabas organizacionalmente cuando comenzó el sprint analizado y si aprendes las lecciones y las aplicas en el trabajo futuro.